Tietosuojaseloste

 

Satamasaari Oy:n (palvelut: ELNA Sparraa ja CoupleCoach) asiakas- ja jäsenrekisterin tietosuojaseloste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) artiklojen 13-14 mukainen tietosuojaseloste. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, kuinka käsittelemme asiakkaittemme ja CoupleCoach-applikaation käyttäjien henkilötietoja.

Rekisterinpitäjä

Nimi: Satamasaari Oy (jäljempänä ”ELNA”), Y-tunnus: 2697883-2

Yhteystiedot: Munkkiniemen puistotie 9 A 7, 00330 Helsinki 

Puhelinnumero: 050 5730349

Verkkosivut: www.elnasparraa.fi

Rekisterin nimi: ELNA Asiakasrekisteri

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö: Sanna Puhakka, sanna.puhakka@elnasparraa.fi

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste

ELNAn Asiakasrekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen tarkoitus on auttaa ELNAn palvelukonseptien kautta asiakkaittaan parempaan elämään hyvän parisuhteen, uusperheen ja itselleen istuvamman työn kautta. Lisäksi henkilötietojen tavanmukaisia käyttötarkoituksia ovat laskutus, tiedotteet, mielipide- tai markkinatutkimus taikka muu näihin rinnastettava osoitteellinen lähetys tai yhteydenotto CoupleCoach-applikaation avulla, puhelimitse tai sähköpostilla. Edelleen tavanmukaisia henkilötietojen käyttötarkoituksia ovat asiakaspalvelu, asiakassuhteen hoito ja palvelujen tuottaminen/kehittäminen sekä tilastolliset tarkoitukset. Suoramainonta ja -markkinointi on osa ELNAn toimintaa, mutta emme käytä henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin ilman nimenomaista suostumusta.

Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä puitteissa. Jos käsittelyn oikeusperusta on suostumus, henkilöllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa.

ELNAn digitaalisia palveluja (CoupleCoach-parisuhde applikaatio) käyttävien asiakkaiden henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Tämä perustuu digitaalisen liiketoimintamme harjoittamiseen, asiakas- tai kävijäkokemuksen parantamiseen sekä maksutapahtumien käsittelemiseen. Käsittelemme henkilötietoja digitaalisessa palvelussa syntyvään asiakassuhteeseen liittyvien sopimusvelvoitteidemme täyttämiseksi.

Mitä henkilötietoja kerätään

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

  • Etunimet ja sukunimi
  • Henkilötunnus tai syntymäaika
  • Postiosoite
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero(t)
  • Kansalaisuus ja asiointikieli
  • Internetin protokollaosoite (IP)
  • Tiedot käytetyistä palveluista ja niiden sisällöstä
  • Kielletyt ja suositeltavat yhteydenpitotavat
  • Asiakassuhteen alkupvm
  • Toimeksianto- ja luottotiedot edellä mainittuun asiointiin
  • Käytettävissä olevat maksuvälineet
  • Mahdolliset luvat ja suostumukset ml. markkinointiin, viestintään ja muihin yhteydenottoihin

Mistä henkilötietoja kerätään

Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti rekisteriin merkityltä itseltään. Tietoja voidaan saada myös muista rekistereistä, jos rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa tietojen luovuttamiseen ELNAn käyttöön. 

Henkilötietojen käsittelijät

ELNAn henkilöstö käsittelee rekisteriin merkittyjä henkilötietoja työtehtäviensä puitteissa ja vaitiolovelvollisuuden sitomina.

Voimme luovuttaa rekisteriin merkittyjä tietoja kolmansille osapuolille lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Lisäksi voimme luovuttaa henkilötietoja ELNAn valtuuttamille ulkopuolisille palveluntarjoajalle, jotka käsittelevät tietoja puolestamme ja lukuumme. Luovutus perustuu osapuolia sitovaan sopimukseen joka sisältää tietosuojaa koskevat sitoumukset. Nämä tahot ovat tyypillisesti asiakaskommunkointi- tai markkinointipalveluja tarjoavia yrityksiä. Tietojen omistus ei siirry rekisterinpitäjältä kolmannelle osapuolelle eikä kolmannella osapuolella ole oikeutta tietojen toimeksiantoa laajempaan käyttöön. 

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus tietojen saamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tietää, mitä häntä koskevia tietoja ELNA käsittelee. Lisäksi hän vaatia selvitystä seuraavista asioista:

  • Miksi hänen tietojaan käsitellään
  • Kenelle tietoja on luovutettu tai aiotaan luovuttaa
  • Kuinka kauan säilytämme tietoja. Jos tarkan säilytysajan ilmoittaminen ei ole mahdollista, annamme selvityksen tietojen säilytysajan määrittelykriteereistä.

Oikeudet tietojen oikaisemiseen. Jos rekisteröityä koskevat tiedot ovat virheellisiä, hänellä on oikeus vaatia kyseisten tietojen oikaisemista. Tietojen oikaisemista pyydetään olemalla yhteydessä kohdassa 2. nimettyyn yhteyshenkilöömme.

Oikeus pyytää tietojen poistamista. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Tietojen poistamista pyydetään olemalla yhteydessä kohdassa 2. nimettyyn yhteyshenkilöömme. Mikäli henkilötietojen poistamista pyydetään eikä sille ole lakiin perustuvaa estettä, pyrimme poistamaan kaikki rekisteröityä koskevat tiedot mahdollisimman pian.

Henkilötietojen luovutus ja tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja sivulliselle ilman asianmukaista suostumusta, ellei tietojen luovutukseen ole lakiin perustuvaa velvoitetta. Viranomaisille tietoja luovutetaan lakisääteisissä tapauksissa. Samaan taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvalle yritykselle tai yhteisölle tietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön sallimissa rajoissa.

Henkilötietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. 

Rekisterin suojaamisen periaatteet

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Työntekijät ovat velvoitettuja noudattamaan salassapitosopimusta, jonka soveltamisalaan kuuluvat työssä tietoon saadut henkilötiedot. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Pääsy työtiloihin on ainoastaan työntekijöillä ja muilla luvan saaneilla henkilöillä.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla asianmukaisilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin pääsevät vain luvan saaneet henkilöt.

  • Rekisterin käyttö on rajattu käyttövaltuuksin
  • Rekisteri on varmistettu ja tietoturvallinen
  • Rekisterin käyttö on ohjeistettu
  • Kirjallinen aineisto säilytetään lukitussa tiloissa

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kun on tarpeen asiakassuhteen, toimeksiannon tai muun rekisteriselosteessa mainittujen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan säännöllisesti, ellei laista ja asetuksista muuta johdu.